導入事例
株式会社ワンストップビジネスセンター
フォーム
帳票DXのサービス資料を
ダウンロードいただけます。
起業家に寄り添うバーチャルオフィス事業
請求書送付作業を帳票DXで半減
日本全国43箇所で、バーチャルオフィス事業を展開するワンストップビジネスセンター。創業メンバーの起業経験から、日本でもバーチャルオフィスが必要になると考え、2010年に青山本店を開設。2010年は、シリコンバレーのインキュベーション施設「Rocketspace」が設立される前であり、「WeWork」や「PlugAndPlay」などが日本に上陸する何年も前のことである。 今回は、2021年に創業メンバーからバトンを引き継ぎ、取締役社長を務める生田 泰啓 (いくた やすひろ)氏に帳票DXの活用状況について話を伺った。
- 【課題】ビジネスが成長し請求書に関わる事務作業とコストが増加
- 【選定】3社のサービスを比較しオプロの技術力とサポート力を評価
- 【運用・評価】発送作業だけでも50%の作業工数を削減
【課題】ビジネスが成長し請求書に関わる事務作業とコストが増加
2010年頃における日本でのサービスオフィスというと、マルチリンガルの受付カウンターが整備され、利用料が高額で、どちらかというと、外資系企業の日本ブランチという位置づけで利用されるレンタルオフィスのイメージが強かった。一方で、もっと気軽に、まずは個人事業主が使い始められるような内容のバーチャルオフィスも必要になると考え、日本の現状を踏まえて設計が行われたサービスがワンストップビジネスセンターのサービスだ。
手軽に利用できるように費用は抑えつつも、法人登記が可能で、日本全国にセンターネットワークがあり、郵便や電話の転送や来客対応、オンライン会議も対応可能で全国にある個室型の会議室が整備されている。さらに、どの拠点にもスタッフが常駐や巡回していて、札幌のコールセンターで電話対応を依頼することもできるなど、創業メンバーの起業経験を活かしたエッセンシャルなサービスメニューが特徴だ。
順調にビジネスを伸ばす中、ワンストップビジネスセンターがSalesforceの利用を始めたのは2019年。まさに新型コロナ感染症が拡大する少し前のタイミングである。 活用を進める中で、Salesforceから請求書を発行する仕組みも開発していたものの、一度に送付できる通数に上限があり、何回かに分割して送付する手間がかかっていた。
契約数の伸びが緩やかだった時期は、なんとか対応できていたものの、新型コロナ感染拡大が落ち着きを見せ始めると、多様な働き方を推進する企業や、副業で事業を始める個人事業主との契約が急増し、事務作業の負荷も大きくなっていった。 また利用していた請求書発行システムが、通数ではなく登録会員数で課金される料金形態だったため、年に1回の請求やクレジットカード決済のユーザなど、請求回数が少ない会員についても費用がかさんでしまうことが懸案となっていた。
【選定】3社のサービスを比較しオプロの技術力とサポート力を評価
Salesforce活用推進を委託していたコンサルタントの助言からオプロの「帳票DX」を知り、検討を開始。 2ヶ月ほどかけて、他2社の帳票作成AppExchangeアプリと比較しながら評価を行った。
今回の要件に関して、必要な機能面での大きな違いはなかったが、違いが大きかった点がサポートだった。「帳票DXのデザインツールの使いやすさも高評価でしたが、比較検証時期のプリセールスのエンジニアの方も、導入決定後のカスタマーサクセスの方も、オプロの方々はレスポンスが早くて的確で、弊社の導入担当からの評価が高かったです」と、生田氏は語る。
【運用・評価】発送作業だけでも50%の作業工数を削減
導入後、帳票DXからボタンひとつで請求書を出力して送付することができるようになり、チェック工数も減って、発送作業だけでも50%の作業工数を削減できたという。また、生田氏は「これまではSalesforceの請求書発行システムとの間でデータのエクスポートとインポートを複数回実施していました。その作業が、ボタンひとつで完了することになったので、大幅に工数削減することができました。ダブルチェックや人為的な作業ミスを無くせたことも大きいと感じています」と導入の効果を語る。
加えて、Salesforceのファイルストレージを削減できるという副産物も得られた。 「契約時に会員から提出を受けた本人確認書類などをSalesforceに添付していたら、ファイルストレージの容量が膨れ上がってしまいまして」と話す生田氏。帳票DXと一緒にDriveオプションを導入し、発行した請求書をDriveに保存することで、Salesforceのファイルストレージの節約にも成功。こちらもコストの抑制につながったそうだ。
働き方の多様性については、企業独自の取り組みもさることながら、政府も、働き方改革や創業支援を推進している。さらに、新型コロナ感染症が落ち着きをみせる中で、自宅ではなく会社でもない「仕事場」の需要は伸びる一方だ。
「他社のバーチャルオフィスサービスは、首都圏の都市部に施設が集中していることが多いのですが、弊社の場合は、二子玉川、吉祥寺など、自宅に近い・住環境が良い、といったエリアの人気も高まっています。個人事業主として契約し、法人契約に変更する利用者が多いというのも、弊社の特徴だと思います」と笑顔で語る生田氏。
『起業にもっと自由を』というミッションを体現しながら成長するワンストップビジネスセンター。起業のハードルを下げ、多様な働き方を独自のサービスで後押しする姿は、まさにインキュベーションの特質を備えた起業家のためのバーチャルオフィスと言えるだろう。