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みらいコンサルティンググループ
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Salesforceとの柔軟な連携で請求書関連業務の効率化を実現
帳票作成からメールによる送付までを一気通貫で実現する「oproarts」
みらい共創ホールディングス株式会社 取締役 岡部 浩二氏
コンサルティング法人や税理士をはじめとした士業法人など多くのグループ会社を運営し、企業のビジネスを支えるさまざまな事業を展開しているみらいコンサルティンググループでは、営業管理や販売管理の基盤としてSalesforceを活用しており、グループ会社における請求書発行から郵送までの仕組みにクラウド帳票サービス「oproarts」を採用している。その経緯について、みらい共創ホールディングス株式会社 取締役 岡部 浩二氏にお話を伺った。
- 【課題】小規模のグループ会社における請求書業務が煩雑に
- 【選定】Salesforceとの連携実績が豊富、請求書業務の自動化に役立つoproarts
- 【運用・評価】Salesforce上からボタン1つで請求書作成、メール配信までを実現
- 【今後】Salesforceと連携した帳票ニーズに応じて、oproartsの拡張にも期待
【課題】小規模のグループ会社における請求書業務が煩雑に
1987年の創業以来、ミライの「コ・クリエーション(共創)カンパニー」として経営のコンサルティングや人事労務、会計税務、事業承継などの士業事業、海外進出など国際業務を手がけているみらいコンサルティンググループ。税理士法人や監査法人、アウトソーシング事業などさまざまなグループ法人を抱えており、地域創生や健全な社会づくり、顧客の健全な成長を実現するためのイノベーションカンパニーとして顧客のビジネスを強力に支援。税理士をはじめ、社会保険労務士や司法書士、中小企業診断士など数多くの有資格者が在籍しており、顧客と寄り添いながら顧客の課題解決に向けたさまざまなソリューションを提供している。
そんな同社では、数年前からSalesforceを活用し、販売管理を含めた業務基盤を整備している。「日報を含むさまざまな仕組みが個別に運用されていた環境から、情報を蓄積して管理効率を高めていくべく、Salesforceに情報を集めていく環境に切り替えたのです」と岡部氏は当時を振り返る。合わせて、会計システムも新たに刷新し、APIが豊富に用意されているSalesforceと会計システムとの連携によって請求書を自動的に送付する仕組みを構築してきた。
ただし、グループ会社全ての請求業務においてSalesforceと会計システムと連携させてしまうと、1社あたり高額な費用が必要になるという。月の請求書も数枚ほどの成長過程にある小規模のグループ会社では、連携費用の捻出が難しい状況にあった。そこで、外部パートナーに委託してSalesforce内の請求データをPDFにて出力可能な仕組みをスクラッチで構築し、手作業で請求書発行から送付までを行ってきた経緯がある。
【選定】Salesforceとの連携実績が豊富、請求書業務の自動化に役立つoproarts
月の請求書枚数が少ない状況であれば、出力されたPDFを紙に出力して郵送する運用も可能だが、事業の成長に応じて負担が大きくなってくることは明らかだった。そこで、Salesforce内の情報を活用して請求書作成からメール送信まで一気通貫で行うことができる仕組みを検討することに。「今後の保守やメンテナンスはもちろん、証跡管理などガバナンスを考慮し、パッケージに切り替えるべきだと考えたのです」と岡部氏。
そこで、Salesforceと連携しながら帳票作成やPDF出力、そしてメールでの自動送信が可能な仕組みを検討するなかで注目したのが、オプロが提供するクラウド帳票サービス「oproarts」だった。「Salesforceにアドインして利用できる帳票サービスとして、連携実績は十分でした。コストパフォーマンスにも優れており、メールでの自動送信も可能です。まさに我々が求めていたものでした」と岡部氏。
そもそもPDF作成など帳票分野ではオプロ自体が著名な企業だったこともあり、信頼性の面でも高く評価したという。また、同グループの開発パートナーが取り扱った経験があったことから、oproartsであればSalesforceとの柔軟な連携が可能だと判断したという。
結果として、oproartsが同グループの請求書業務の効率化に寄与するサービスとして選択されることになる。
【運用・評価】Salesforce上からボタン1つで請求書作成、メール配信までを実現
現状は、請求書発行の少ないグループ会社における請求書処理にoproartsを適用しており、Salesforce上に設置された請求書発行ボタンおよびメール送信のボタンをそれぞれ押すことで顧客への請求書送付が可能となっている。「以前は紙での郵送を行っていましたが、今ではメールに切り替えたことで封入作業の負担軽減や郵送費の削減などにもつながっています」と岡部氏は評価する。
コンサルティング業務や士業業務を手掛けている同グループでは、顧客との年間契約案件が多く、毎月の請求書金額がある程度固定されているケースが少なくない。それゆえ、グループ全体で毎月発行する1000件ほどの請求書のうち、8割ほどの請求書発行が自動化されている。残りは交通費や追加オプションなどを付加することで請求額が毎月変動するため、その都度請求内容を確認したうえで送付している状況だ。「もともと会計システムと連携しているグループ会社の場合、Salesforceでの請求書作成や仕訳処理が自動的に行われています。会計システムと連携していないグループ会社の処理に関しても、1件ずつ請求書発行せずとも、まとめて発行できる機能をoproartsで実装しています。請求書業務の省力化に大きく貢献しています」と評価する岡部氏。
顧客によっては、同グループ内の複数法人と契約しているケースがあるが、同じグループ会社であってもメールと郵送それぞれで請求書発想の仕組みが異なっており、統一できていなかった。
今では全てメールで請求書送付できるようになり、顧客が抱いていた違和感を払しょくできたことも大きな効果だという。
また、PDF作成からメール送付まで請求書業務をサービスにて実現したことで、バージョンアップなどの負担もなく、個別開発における属人的な仕組みからの脱却も可能になった。「グループ会社のなかには業務改善に貢献するアプリケーションを提供しており、そのアプリの情報参照元が金融機関のケースも少なくありません。それゆえ、二段階認証など厳しいセキュリティ基準が求められます。多要素認証に対応しているSalesforceと直接連携できるoproartsであれば、今回の請求書業務に関しても安心感があります」と岡部氏は評価する。
今回のoproarts導入に関しては、オプロが提供する帳票作成サービスを利用して請求書に関する帳票設計が簡素化でき、自社で設定したのはメール配信のための環境整備が中心だった。オンラインミーティングを通じてメール配信設定に関する手厚い支援が行われ、設定変更なども負担なく行うことができたという。「プロジェクトにおいてもタスク管理ツールなどで課題を共有いただきながら進めていくことができました。柔軟に対応いただき感謝しています」と岡部氏。
【今後】Salesforceと連携した帳票ニーズに応じて、oproartsの拡張にも期待
今後については、業務基盤としてのSalesforce上のデータを利用した何らかの帳票が必要になった段階で拡張するなど、oproartsの活用用途の広がりについても期待できる部分はあるという。
グループ会社のなかでも一部契約書に関しては電子契約などの仕組みと連携しており、ペーパーレス化にも取り組んでいる状況だ。「契約書に関しては現状契約のパターンがさほど多くありませんが、事業領域が拡大するなかで契約書のフォーマットが増えれば、oproartsの出番も出てくる可能性はあります」と岡部氏。さらに、同グループが抱える顧客のなかでも帳票の電子化に向けたニーズがあれば、紹介できる有力なツールの1つであることは間違いないと岡部氏に語っていただいた。