導入事例
株式会社パソナ
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紙のデジタル化にいち早く取り組む
淡路島での働き方と業務効率を両立
株式会社パソナ 専務執行役員 セールスサポート・オペレーション本部長 藤枝 朋子 氏
パソナ淡路島の施設「禅坊 靖寧」にて
「社会の問題点を解決する」を企業理念とし、人材サービスを中心に約50年にわたり同事業を展開する株式会社パソナ。2020年9月には本社機能の一部を兵庫県淡路島に移転すると発表し話題を呼んだ。 同社では営業を中心とした業務の管理基盤としてSalesforceを活用しており、契約業務には電子契約サービスとクラウド帳票サービスoproartsを採用している。同社がDX推進に踏み切った背景とoproartsの導入に至った経緯について、専務執行役員 セールスサポート・オペレーション本部長の藤枝朋子氏にお話を伺った。
- 【課題】業務の効率化や環境配慮の観点から「紙」をなくしたい
- 【選定・経緯】電子契約を定着させるために必須のoproarts
- 【運用・評価】消耗品となる紙、通信費の削減とビジネススピード向上の実現に
今回貴社の課題解決の一助としてoproartsを導入いただきました。
人材サービス業界では実現が難しかった「紙のデジタル化」に積極的に取り組まれた背景と実施の経緯について伺えますでしょうか。
私たちが主軸事業としている人材サービス事業には、契約書や請求書・タイムカードや給与明細など、取り交わしたり発行したりする書類が多く存在します。Webシステム化が進むとともにさまざまな業務もデジタル化されつつありましたが、労働基準法における取り決めなどもあり、契約上発生する書面のデジタル化は進みませんでした。 しかし、毎月発生する大量の紙とそれに付随する作業工数やコストを考え、できるところから取り組もうとDXプロジェクトを立ち上げました。
まず、月に大量の紙を必要としていた派遣スタッフのみなさんが使用するタイムカードの電子化を決定したのが2010年のことです。以来、壁となっていた法律の改正などを経て、現在最後の課題である契約書類のデジタル化に取り組んでいます。
当社のDXプロジェクトの中でも契約書類のデジタル化は、システムに散在するデータをいかに正確に集約していくかが課題でした。
御社がDX推進プロジェクトを進めていく中で、機能を補完するための新たなシステムの必要性も発生したと思います。契約書生成およびデータ連携システムとしてoproartsを選定いただいた理由をお聞かせください。
当社には、営業から契約管理にいたるまでSalesforceを基盤システムとして利用しているという環境が前提としてありました。 その後、コロナ禍で自宅勤務を余儀なくされた時に、契約書関連業務のリモート遂行を目的に海外の電子契約サービスを導入しました。
しかし、Salesforceの契約情報と連動していなかったことで、電子契約サービスへの入力行為など別途工数が増えるという状況が発生しました。
現場の負荷を低減し、Salesforceを起点に電子契約での締結までの業務を現場に定着させるためには、Salesforceとの連携にoproartsが不可欠でした。
oproarts導入を含めた、御社のDX推進プロジェクト全体の効果はいかがでしょうか。
業務の効率化や環境配慮の観点から紙をなくしたいと立ち上げたDX推進プロジェクトでしたが、明確な効果が出ていると思います。
まずはビジネススピードのアップとサービス品質の向上に一番の効果を得られました。
デジタル化によって、紙で出力し封入し発送し...などの作業工程がなくなった上、電子データとなったことでクライアント企業やスタッフさんにすぐにお届けできるようになりました。
その結果、ビジネススピードが格段にアップし、ステークホルダーへのサービス品質を高めることにもつながりました。
また、DXの効果というとコスト削減も注目されますが、すべてが紙の時代から比較するとコストが45パーセントほど削減されました。
紙にかかわるオペレーションコストが一番大きいですが、次いで大きかったのが通信費です。非常に大きなコスト削減効果が出ています。
今後のお取り組みについてお聞かせください
取り扱う書類の中でも、労働条件明示書などいわゆる通知型といわれる類のものは8~9割デジタル化が完了しています。一方で相互捺印が必要になる覚書や基本契約書などはまだ2割程度。今後も引き続き取り組んでいく予定です。
株式会社パソナ 淡路島オフィス ワーケーションハブ(外観)
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